Fallstudie PSA-Audit im Lager senkt Kosten

Ein Lager mit 86 Beschäftigten, vier Schichtmodellen und regelmäßigem Staplerverkehr hatte kein akutes Versorgungsproblem. PSA war grundsätzlich vorhanden. Dennoch entstanden laufend Nachbestellungen, Rückfragen und ungeplante Kosten. Die Fallstudie PSA Audit im Lager zeigt, warum genau diese Situation im industriellen Mittelstand häufig teuer wird: Nicht der einzelne Handschuh oder Sicherheitsschuh ist das Problem, sondern eine Beschaffung, die über Jahre ohne klare Steuerung gewachsen ist.

Das betrachtete Unternehmen aus der Intralogistik wollte Transparenz schaffen. Ziel war nicht, möglichst günstig einzukaufen, sondern die Versorgung planbar zu organisieren, geeignete PSA verbindlich festzulegen und den administrativen Aufwand im Lager spürbar zu senken.

Ausgangslage: Viele Artikel, wenig Steuerung

Die PSA-Beschaffung lief dezentral. Schichtleitungen meldeten Bedarfe, einzelne Mitarbeitende fragten Produkte direkt nach und der Einkauf bestellte bei mehreren Lieferanten. Für Sicherheitsschuhe, Warnschutzkleidung, Handschuhe, Gehörschutz und Wetterschutzkleidung gab es eine Vielzahl ähnlicher Artikel. Welche Ausführung für welchen Arbeitsplatz vorgesehen war, war jedoch nicht einheitlich dokumentiert.

Das führte zu typischen Folgewirkungen. Mitarbeitende nutzten unterschiedliche Handschuhmodelle für vergleichbare Tätigkeiten. Ersatzgrößen wurden auf Vorrat bestellt, ohne den realen Verbrauch auszuwerten. Im Lager lagen Artikel mit geringer Umschlagshäufigkeit, während häufig benötigte Größen kurzfristig fehlten. Außerdem mussten Einkauf, Lagerleitung und HSE-Verantwortliche wiederholt Einzelfälle klären: Ist dieses Modell geeignet? Welche Norm ist erforderlich? Darf eine Alternative ausgegeben werden? Welcher Kostenstelle wird die Ausgabe zugeordnet?

Der sichtbare Bestellwert war dabei nur ein Teil der Kosten. Entscheidender waren die indirekten Aufwände: Zeit für Abstimmungen, Eilbestellungen, Suchvorgänge, Rechnungsprüfung und die Korrektur von Fehlbeständen. Für die Geschäftsführung war die Lage unbefriedigend, weil weder der Verbrauch je Bereich noch die tatsächliche Kostenentwicklung zuverlässig nachvollziehbar war.

So lief das PSA-Audit im Lager ab

Ein PSA-Audit sollte nicht bei einer Artikelliste beginnen. Der erste Schritt bestand deshalb darin, Arbeitsbereiche, Tätigkeiten, Gefährdungen und bestehende Ausgabewege gemeinsam mit Lagerleitung, HSE und Einkauf aufzunehmen. Im Fokus standen Wareneingang, Kommissionierung, Hochregallager, Verladung, Außenflächen sowie die Instandhaltung.

Parallel wurden zwölf Monate Beschaffungsdaten ausgewertet. Dabei zeigte sich, dass für einzelne Produktgruppen deutlich mehr Varianten bestellt wurden als betrieblich notwendig. Bei Schutzhandschuhen waren beispielsweise neun verschiedene Modelle im Umlauf. Ein Teil davon erfüllte vergleichbare Anforderungen, unterschied sich aber bei Preis, Verfügbarkeit und Akzeptanz.

Nicht jede Vielfalt ist ein Fehler

Die Analyse machte auch deutlich, dass Standardisierung nicht bedeutet, jede Ausnahme abzuschaffen. Beschäftigte in der Instandhaltung benötigten aufgrund ihrer Tätigkeiten andere Schutzhandschuhe als Mitarbeitende in der Kommissionierung. Für Arbeiten im Außenbereich waren andere Anforderungen an Sichtbarkeit und Wetterschutz relevant als im Innenlager.

Entscheidend war daher eine klare Trennung zwischen begründeten Varianten und historisch gewachsenen Doppelungen. Varianten blieben dort bestehen, wo Tätigkeit, Gefährdung oder Passform sie erforderlich machten. Vergleichbare Artikel ohne klaren Mehrwert wurden zusammengeführt. Diese Differenzierung ist zentral: Wer PSA ausschließlich nach Stückpreis vereinheitlicht, riskiert Akzeptanzprobleme und unpassende Ausstattung. Wer jede Einzelanforderung unkritisch übernimmt, verliert Kosten- und Prozesskontrolle.

Verbrauch und Bestände gemeinsam betrachten

Das Audit bezog nicht nur Bestellungen ein, sondern auch die tatsächlichen Bestände und Ausgabeprozesse. Im Lager waren Kartons mit selten genutzten Größen vorhanden, während Standardgrößen bei Sicherheitsschuhen und Handschuhen immer wieder kurzfristig beschafft werden mussten. Die Ursache lag nicht allein in der Bestandsmenge, sondern in fehlenden Mindestbeständen, unklaren Zuständigkeiten und keiner regelmäßigen Verbrauchsauswertung.

Für die spätere Steuerung wurden deshalb Verbrauchsgruppen definiert. Häufig benötigte Standardartikel erhielten verbindliche Meldebestände. Spezifische oder seltene Artikel wurden bedarfsgesteuert beschafft. So ließ sich Kapitalbindung reduzieren, ohne die Verfügbarkeit an den Arbeitsplätzen zu gefährden.

Das Optimierungskonzept: Weniger Komplexität, klare Verantwortung

Auf Basis der Analyse entstand ein abgestimmtes PSA-Sortiment je Arbeitsbereich. Für jede Kategorie wurden definierte Standardartikel, zulässige Alternativen, Größenlogiken und Ausgabewege festgelegt. Das Sortiment war nicht als starre Einkaufsliste gedacht, sondern als betriebliche Vereinbarung zwischen Arbeitsschutz, Einkauf und operativer Leitung.

Besondere Aufmerksamkeit erhielt die Zuordnung. Künftig war nachvollziehbar, welche PSA für welche Tätigkeit vorgesehen ist, wer die Ausgabe veranlasst und wie Ersatzbedarf behandelt wird. Das reduzierte Diskussionen am Ausgabepunkt und entlastete die Schichtleitungen. Gleichzeitig erhielt der Einkauf eine klare Grundlage für Rahmenvereinbarungen und die Bündelung von Mengen.

Für die Versorgung wurde ein zweistufiges Modell eingeführt. Schnelldreher blieben in einer kontrollierten Lagerbevorratung verfügbar. Produkte mit geringem Bedarf oder besonderer Ausführung wurden über definierte Bestellwege abgerufen. Diese Kombination war für den Betrieb sinnvoller als ein pauschal hoher Bestand aller Varianten. Ob ein ähnliches Modell passt, hängt jedoch von Schichtbetrieb, Lieferzeiten, Mitarbeiterfluktuation und der Zahl spezialisierter Tätigkeiten ab.

Ergebnisse nach sechs Monaten

Nach sechs Monaten zeigte die Auswertung eine deutlich bessere Beschaffungsstruktur. Die Anzahl aktiv beschaffter PSA-Varianten sank, ohne dass notwendige Schutzfunktionen eingeschränkt wurden. Vor allem bei Handschuhen, Warnschutzkleidung und Sicherheitsschuhen konnten Doppelungen abgebaut werden.

Die Zahl ungeplanter Eilbestellungen ging zurück, weil Mindestbestände für relevante Größen und Artikel hinterlegt waren. Die Lagerleitung musste seltener Bestände manuell prüfen. Gleichzeitig wurde die Kostenzuordnung transparenter: Ausgaben waren Bereichen und Verbrauchsgruppen zugeordnet, wodurch Auffälligkeiten schneller sichtbar wurden.

Der wirtschaftliche Effekt entstand nicht nur durch bessere Konditionen bei gebündelten Mengen. Wesentlich war die Reduzierung von Prozesskosten. Weniger Lieferanten, weniger Rechnungen, weniger Rückfragen und ein klarer Ausgabeprozess entlasteten Einkauf und operative Führung. Für die HSE-Verantwortlichen entstand zudem eine bessere Grundlage, um die eingesetzte PSA anhand der jeweiligen Anforderungen zu bewerten und bei Änderungen gezielt anzupassen.

Was mittelständische Lager aus der Fallstudie mitnehmen können

Ein PSA-Audit ist keine reine Bestandsaufnahme und kein kurzfristiges Sparprogramm. Es ist ein Steuerungsinstrument für Unternehmen, die ihre Arbeitsschutzbeschaffung von Einzelentscheidungen in einen belastbaren Prozess überführen wollen. Der größte Hebel liegt meist nicht in einer einzelnen Produktalternative, sondern in der Verbindung aus Analyse, Sortimentsbereinigung, geregelter Ausgabe und langfristiger Versorgung.

Dabei braucht es die richtigen Ansprechpartner am Tisch. Der Einkauf kennt Konditionen und Bestellabläufe. Die Lagerleitung kennt reale Verbrauchsmuster und Engpässe. HSE bewertet Anforderungen und Einsatzbedingungen. Erst wenn diese Perspektiven zusammenkommen, lässt sich ein Sortiment definieren, das im Alltag funktioniert und wirtschaftlich steuerbar bleibt.

WS Arbeitsschutz begleitet solche Prozesse nicht mit einem beliebigen Warenkorb, sondern mit einer strukturierten Analyse und einem darauf abgestimmten Versorgungskonzept. Gerade für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden lohnt sich dieser Blick auf die Gesamtkosten der PSA-Beschaffung: Denn mit jeder vermiedenen Eilbestellung, jeder klaren Standardisierung und jedem nachvollziehbaren Ausgabeprozess wächst nicht nur die Kostentransparenz, sondern auch die operative Sicherheit.

Der sinnvollste erste Schritt ist oft überraschend einfach: Nicht fragen, welcher Artikel als Nächstes bestellt werden soll, sondern prüfen, warum er bislang ohne festen Prozess bestellt werden musste.